Как взять под контроль время?

Секунда за секундой время складывается в минуты, дни, месяцы и годы. Сначала они текут медленно и размеренно, затем их бег ускоряется, и мы удивляемся, насколько быстро пролетает жизнь. А ведь сколько еще не сделано, не увидено и не прочувствовано! И кто из нас втайне не мечтал взять под контроль время — этот действительно бесценный ресурс?

Умение управлять временем — второй важный навык, без которого невозможна самодисциплина. И хотя мы уже обсудили роль эмоций в откладывании и ничегонеделании, одной эмоциональной стойкости для достижения больших результатов мало — нужно научиться последовательно воплощать планы в жизнь.

Зачем контролировать время?

Странный вопрос, не правда ли? Очевидно, что контроль времени нужен, чтобы больше успевать! Однако умелое обращение с минутами и часами позволяет не только быстрее достигать большего, но и:

  • повышает самооценку («Я столько всего успел!», «Ух ты! Оказывается, мне и это под силу!»);
  • дает уверенность в реальности больших целей;
  • отлично повышает настроение — как-никак, когда все получается слету, грустить просто некогда!

Три простых инструмента для контроля времени

На сегодняшний день вопросам тайм-менеджмента посвящено множество книг и статей. И мне не хотелось бы становиться автором еще одного интересного, но теоретического исследования. Поэтому я поделюсь тремя практическими инструментами, благодаря которым за день успеваю сделать практически в два раза больше, чем раньше.

До знакомства с этой техникой управления времени я перепробовала множество других систем, которые лично для меня оказались либо слишком сложными, либо утомительными. Я вела ежедневник, до минут подсчитывала, сколько времени и на что тратила, писала списки приоритетов на день, работала с электронными таблицами и органайзерами. Результат, как правило, был один и тот же: воодушевление от новой «эффективной» системы быстро сменялось разочарованием от отсутствия видимых результатов.

Затем, после знакомства с книгой Петра Людвига «Победи прокрастинацию», я нашла три простых, удобных и быстрых в работе инструмента управления временем:

  • план на сегодня;
  • план на будущее;
  • ежедневник (да, от него я также не отказалась, но сейчас он играет особенную роль!).

Время нужно «рисовать»!

Удивительная вещь, насколько схемы и картинки эффективнее списков! Большую часть информации мы действительно получаем через зрение. А поскольку мозг «обрабатывает» картинку быстрее, она легче воспринимается подсознанием.

Обычно я время «записывала» — перед сном просматривала сделанное, составляла в ежедневнике или электронном органайзере список дел на завтра (в порядке очередности их выполнения), а на следующий день начинала их выполнять, постепенно вычеркивая. Был этап, когда возле каждого пункта я ставила его приоритет – 1, 2, 3 или А, Б, В. Не скажу, что эта схема совсем не работала. Но было как-то удручающе в конце дня смотреть на объем выполненного и НЕВЫПОЛНЕННОГО.

Теперь я время «рисую». Беру обычный лист А4, вразнобой записываю на нем задачи, которые нужно сделать за день и обвожу их маркером в кружочки разного цвета (о принципе маркировки скажу чуть позже). Единственное НО — точно так же, как и при постановке целей, при планировании времени нужно применять принцип «слона, разрезанного на кусочки». То есть сначала стоит ставить не больше 5—6 задач, одной из которых будет «Планирование следующего дня».

Логичный вопрос: но мы же выполняем больше 5—6 заданий в день?! В том-то и преимущество, что уже на этом этапе нужно выделить наиболее важные задачи. Когда подсознание «видит» короткую схему, вероятность, что оно не будет «противиться» планам, намного выше.

После того как основные задачи «нарисованы», я соединяю их стрелками в порядке предполагаемой очередности и возле каждой пишу приблизительное время выполнения. Листок с «нарисованными» задачами постоянно находится у меня перед глазами — или на рабочем столе, или в ежедневнике, если я куда-то ухожу. По мере выполнения заданий я их просто зачеркиваю.

Поначалу я часто просчитывалась, сколько времени понадобится на ту или иную задачу. Но поскольку обязательных заданий было немного и они не шли одно за другим без перерывов, я не ощущала давление времени. К тому же, к концу дня практически все задачи оказывались выполненными, что добавляло уверенности в своих силах и новой технике тайм-менеджмента.

 

Важный вопрос: что нужно вносить в список планов на день? Для того чтобы в этом разобраться, давайте познакомимся с двумя следующими инструментами.

Что такое «Планы на будущее»?

«Планы на будущее» — это отдельные маленькие задания или большие задачи, «развернутые» в определенную последовательность действий. Их я тоже пишу на листах А4. Хотя, наверное, этот вопрос не принципиален, и записи можно вести в тетрадке.

Предстоящие действия я разбиваю по определенным блокам. Так, у меня это два отдельных направления бизнеса, в которые я постоянно дописываю новые задачи, ремонт, домашние дела, саморазвитие, отдых и развлечения (да-да, их я тоже отмечаю — для трудоголиков это действительно важный момент, а то и заработаться можно J).

Один лист предназначен для всех идей, которые мне приходят в голову, но будут выполнены «когда-то», например, в будущем я хочу подтянуть английский язык, освоить скорочтение и завести собственный блог.

И, наконец, еще на одном листе я записываю то, что собираюсь поручить или уже поручила другим.

Рядом с некоторыми задачами я ставлю конечные сроки выполнения, хотя часть заданий остаются «безвременными».

Зачем нужен ежедневник?

Ежедневник я использую для записи дат и времени различных встреч — как только мне становится известно о переговорах, выступлении, семинаре, корпоративе или другом аналогичном мероприятии, я тут же вношу данные о них на соответствующий день ежедневника. Кроме того, здесь же я кратко записываю рабочую информацию, которую мне нужно сохранить: результаты звонков, переговоров и т.п.

Что вносить в список планов на сегодня?

В «План на сегодня» я записываю:

  • постоянные задачи (например, звонки по телефону — каждый день у меня до 15—20 таких контактов, на которые нужно около полутора часов);
  • задания, которые я не успела сделать за предыдущий день (хотя часть из них вполне может перекочевать в «Планы на будущее»);
  • задачи из «Планов на будущее», сроки выполнения которых уже подошли или на какие у меня появилось время;
  • запланированные мероприятия из ежедневника.

Самые важные и срочные задачи я обвожу красным маркером, важные, но не срочные — зеленым, а желательные, но не горящие — желтым. Так я получаю наглядную картинку всего, что мне нужно сделать за день и вижу приоритетность выполнения задания.

Маленькие нюансы планирования

  • Любая задача должна быть записана только в одном месте — как только я переношу задание из «Планов на будущее» в «Список на сегодня», я его вычеркиваю из перспективных планов.
  • Все листы с «Планами на будущее» я держу в рабочем столе в отдельной папке-уголке.
  • Периодически я «чищу» «Планы на будущее»: если выполнено много заданий, просто переписываю оставшиеся на новые листы, а старые выбрасываю.
  • На протяжении дня новые задачи я записываю в ежедневник, а затем переношу в планы на следующий день или на будущее.

В чем преимущества предложенной системы?

  • Наглядность: четко видно, что предстоит сделать за день.
  • Отсутствие давления: вначале в планы на день вносится несколько наиболее важных задач, между которыми остается достаточно времени на выполнение. Потом список можно постепенно расширять, не «пугая» себя слишком большим объемом работы. Так, на сегодня у меня на листе «нарисовано» от 7—12 задач с приблизительно определенным временем выполнения, которые я воспринимаю совершенно спокойно.
  • Ощущение полного контроля над ситуацией: задачи не дублируются, а когда ежедневно просматриваешь перспективные планы, вероятность выполнить в срок любое задание существенно возрастает.

 

Есть ли у этой системы учета времени минусы? На мой взгляд, недостаток единственный — чтобы ее запустить в полном объеме, требуется какое-то время. Но для себя я решила: если много лет подряд мне не удавалось найти «свою» систему управления временем, один-два месяца на налаживание инструмента, который может оказаться по-настоящему эффективным, станут не потерей времени, а выгодной инвестицией.

Related Posts
Марьяна Герасименко

Мотивационный спикер. Образование: УГМУ (Украинский государственный медицинский университет, г. Киев), лечебный факультет. Специализация: психотерапия, лечение различных зависимостей. В прошлом – работа в медицине и на руководящих должностях в госвласти и местном самоуправлении. В настоящем – семейный бизнес в сфере тренинговой деятельности и коучинга. Замужем, имеет дочь. Образ жизни – активный: путешествия, занятия физической культурой и личностным ростом. Хобби: фотография, чтение.

Leave a reply
Captcha Click on image to update the captcha .